Betriebsprüfung - Teil 1

Betriebsprüfungen werden rechtzeitig angekündigt. In der Regel meldet sich der Prüfer bereits zwei bis vier Wochen vorher telefonisch und kündigt den Besuch an. Hier wird meist schon der geprüfte Zeitraum und ein möglicher Termin für die Betriebsprüfung genannt. Wenige Tage später sendet das Finanzamt eine schriftliche Anordnung zu, in welcher der genaue Termin genannt ist.

Bis zu dem vereinbarten Termin gibt es für das geprüfte Unternehmen einiges zu tun. Es müssen steuerrelevante Aufzeichnungen und Belege so geordnet werden, dass sie während der Prüfung schnell zu finden sind. Durch die Digitalisierung der Unternehmen haben die Prüfer ebenfalls die Möglichkeit, digital auf alle Unternehmensdaten zuzugreifen.

Neu ist, dass immer mehr Daten- und Informationsanforderungen bei der Prüfung ergänzt werden können. Vorab kann bei global tätigen Unternehmen eine Verrechnungspreisdokumentation des Unternehmens angefordert werden. Ebenso fordert die Steuerverwaltung in vielen jüngsten Betriebsprüfungen eine steuerliche Verfahrensdokumentation nach den sogenannten Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorab an.

Ebenfalls bereitet sich der Prüfer auf die Betriebsprüfung vor. Seit 2013 verlangt das Finanzamt von allen Unternehmen, dass eine Bilanz nach vorgegebenen Datenstandard, in elektronischer Form (E-Bilanz) übermittelt werden muss. Dadurch können sie im Vorhinein große Datenmengen mit einem Analyseprogramm auswerten, Durchschnittswerte ermitteln und diese mit den Angaben des Unternehmens vergleichen. So lässt sich leicht erkennen, welche Firmen von der Norm abweichen. Ebenso kann geprüft werden, welche Daten in der Steuererklärung und E-Bilanz sich nicht decken.

Auf diese Weise filtert das Finanzamt mögliche Unternehmen für eine Betriebsprüfung heraus. Unternehmen, welche sehr sorgfältig arbeiten, müssen sich demnach keine großen Sorgen machen, andere dafür umso mehr.

E-Bilanzen haben für ein Unternehmen keinerlei Nachteile, da diese auch genutzt werden können, um den Bestand der elektronisch aufbereiteten Daten selbst zu analysieren. Ebenfalls um Hinweise für das innerbetriebliche Kontrollsystem zu finden und dadurch ggf. Regelverstöße zu verhindern.

Während der Betriebsprüfung kann der Prüfer auf das IT-System der Firma zu greifen, dafür stehen ihm drei verschiedene Arten zur Verfügung. Alle Wege sind in der Abgabenordnung (AO) gesetzlich geregelt:

Unmittelbarer Datenzugriff

Der erste Weg ist der unmittelbare Datenzugriff (Z1). Dies ist die komplizierteste Weise, da sie für den Prüfer nur den reinen Lesemodus umfasst. Hierbei kann der Prüfer weder Daten herunterladen, noch analysieren. Der unmittelbare Datenzugriff wird hauptsächlich bei großen Unternehmen verwendet.

Mittelbarer Datenzugriff

Über den mittelbaren Datenzugriff (Z2), kann der Prüfer verlangen, dass maschinelle Auswertungen zur Verfügung gestellt werden, entweder in Papierform oder auf dem Bildschirm und mit Lesezugriff. Wichtig ist es beim mittelbaren Datenzugriff, dass der Prüfer nur Auswertungen verlangen kann, welche bereits vorhanden sind. Ebenfalls darf er keine zusätzlichen Auswertungsmodule programmieren oder anwenden.

Zugriff durch Datenträgerüberlassung

Die letzte Zugriffsmöglichkeit entspricht der Datenträgerüberlassung (Z3). Hierbei überlässt das Unternehmen, Informationen auf einem auswertbaren Datenträger dem Prüfer. Das Extrahieren und Standardisieren der Daten muss vom Unternehmen selbst vorgenommen werden.

Das Finanzamt kann auf mehrere Arten parallel zugreifen, allerdings müssen sie dabei verhältnismäßig vorgehen – was natürlich auslegbar ist.

Fortsetzung folgt.

Der Artikel gibt den heutigen Stand der Rechtsprechung wieder. Für weitergehende Informationen stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite